Knapper werdende finanzielle Ressourcen der Kostenträger, öffentliche Kritik über Sinn und Qualität sozialer Dienstleistungen und unzureichende Erfolgsmessungen hatten im Jahr 2001 den Anstoß gegeben, einen Qualitätsmanagmentprozess im Diakonischen Werk Karlsruhe in Gang zu setzen, an dem sich alle Mitarbeitenden, die Führungskräfte und Mitglieder des Bezirksdiakonieausschusses beteiligt haben

Das Ergebnis ist die Herausgabe eines umfassenden Qualitätshandbuchs, das den Kriterien des Qualitätsmanagements nach DIN ISO 9001/2000f entspricht. Es enthält eine übersichtliche und systematische Darstellung aller Prozesses und Abläufe des Diakonischen Werks Karlsruhe und dient damit als Orientierungshilfe und Nachschlagewerk.

Qualitätsmanagement ist ein nicht abgeschlossener, fortdauernder Prozess. Mit Hilfe des Beschwerde- und Verbesserungsmanagements arbeitet das Diakonische Werk kontinuierlich an der Verbesserung seiner Dienstleistungen. So können Menschen, die die Einrichtungen des Diakonischen Werks aufsuchen,  ihre Meinung mit Hilfe des Formulars "Kundenrückmeldung - Ihre Meinung" kundtun. Die Formulare liegen in allen Einrichtungen aus, bzw. können dort angefordert werden.